Tidsstyring – 10 tips!

I går var jeg på et veldig bra kurs med Cecilie TS der hun snakket om tidsstyring. Hun hadde mange gode, konkrete tips på hvordan vi kan styre egen tid bedre. Jeg gjengir noen her. Men som hun også var opptatt av – vær takknemlig for alle rådene du får, og vær forsiktig med hvilke råd du vil følge. Sånt noe liker jeg. Vi får råd i hytt og pine, ofte velmenende, men sjelden særlig effektivt for å endre atferd.

Så i forhold til disse tipsene, vurder selv om det er noe du kan bruke. Ikke ta andres ord for det, men test ut selv hva som fungerer for deg.

1. Pomodoro-teknikken. Sett av 15, 20 eller 25 minutter for å jobbe uavbrutt. Ikke lenger enn det, etter det mister du konsentrasjon og tankene vandrer et annet sted. Jeg selv setter på nedtelling på mobilen, 20 minutter, og peiser på. Det er så overkommelig kort tid, at terskelen for å starte blir mindre. Du vil kanskje bli overrasket over hvor mye du får gjort på så kort tid?

2. Hvis du sitter på kontorpulten din og jobber og noen kommer og avbryter deg – reis deg opp! Når du sitter inviterer du den andre til å herme etter deg, for så å sette seg ned, og da kan avbrytelsen ta lang tid. Avbrytelser går automatisk ned når du står. Så reis deg, si kort til personen noe sånt som ”jeg er midt oppi noe her, kan du komme tilbake om 15 minutter?” Dette kan ha flere fordeler, sånn som du selv får opp dampen så du har mulighet til å ta imot vedkommende igjen om 15 minutter, og det er stor sannsynlighet for at han/hun ikke kommer tilbake, men har ordnet problemet selv.

3. Effektivitet: Du 2-3 dobler effektiviteten din når du får jobbet uavbrutt. Du jobber både raskere, og riktigere når du ikke blir avbrutt. Dette gjelder for alt fra luking i blomsterbed til samtaler. Slå av telefonen, slå av funksjonen som sier fra når du har fått mail eller avtal med kolleger at du vil jobbe uavbrutt da og da.

4. Bestem hvem som du tillater å avbryte deg før det skjer. For Cecilie var det barna, for deg kan det være noen andre. Dette må du forberede deg på, og trene på hver dag, hvis ikke går du bare tilbake til det gamle mønsteret ditt, ved for eksempel å alltid være tilgjengelig for alle. Spør deg selv: ”Hva skal jeg trene på i dag?”

5Effekten av presens. Vi oppnår mer når vi snakker i presens, både når vi får andre til å snakke i presens, og når vi snakker til oss selv i presens. Presens fungerer som faktaopplysninger for hjernen. Så i stedet for å si ”jeg skal melde meg på maraton i dag” (futurm), så kan det fungere bedre å si ”jeg melder meg på maraton i dag.” Hvis du er leder og skal delegere oppgaver, så er det mer effektivt å si: ”Da fikser du dette innen fredag?” i stedet for å si ”kan du fikse dette innen fredag?”

bilde-37

6. Pareto-prinsippet. Dette vil si at 20 % av innsatsen gir 80 % verdi. Det man må sortere ut er skillet mellom presserende og viktig. Presserende oppgaver er ”her og nå” – det du ikke blir kvitt før du har gjort dem, men hvis du lar vær å gjøre det, så får det lite konsekvenser for få personer. Viktige oppgaver derimot, har ofte lang deadline, og det får vesentlige konsekvenser for en eller flere personer hvis du lar vær å gjøre det. Vi har ikke kapasitet til å jobbe med viktige oppgaver over lang tid (verken på dagsbasis eller over mange måneder), men bør ha i alle fall 30 minutter hver dag. Hvis man ikke gjør oppgaver som er lite presserende og lite viktige, så vil de etter hvert få en annen funksjon (at de blir både viktige og presserende). Cecilie brukte eksempel om å føre regnskap. Hun brukte The Eisenhower Grid som modell.

7. Cecilie hadde testet ut ulike apper i forhold til tidsstyring, men hadde kommet til konklusjon at alle må finne et eget system som fungerer for deg. Hvis du har to do-lister på telefonen, på datamaskin, på gule lapper eller i en bok, det spiller ingen rolle, så lenge du har noe som fungerer for deg.

8. Ikke tro at du gjør alt best sjøl. Visstnok typisk gründertabbe. Syretesten på delegering: ”Hva er det jeg, og bare jeg, kan gjøre i denne bedriften?” Ofte vil man jo se at det er sabla mye også andre kan og bør gjøre.

9. Vi er ofte tidsoptimister. Vurder hvor lang tid en aktivitet tar. Jeg selv tok en gang tiden på noen oppgaver jeg hadde estimert til å ta 20 minutter, også tok det 45 minutter. Hvis en oppgave tar mindre enn tre minutter, gjør den med en gang.

10. Vi endrer atferd på grunn av mangel på søvn, mangel på mat, ved bruk av rusmidler og ved stress. Sett av tre travle dager, men sett også av tid til å få orden på søvn, mat og kontroll på stresset.

Her kan du lese mer om Cecilie og hennes virksomhet.

Følge med videre? Meld deg på nyhetsbrevet! (få slike blogginnlegg som dette jevnlig i innboksen din)

Og følg for all del Helseatferd på Facebook!

One thought on “Tidsstyring – 10 tips!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *